Nutzungsbedingungen

Präambel

CENTARIA ist ein spezialisierter Plattformanbieter im Bereich der Immobilien und hat eine Plattform entwickelt, die Kunden über das Internet zur Verwaltung ihrer Immobilienportfolios bereitgestellt wird. Der Kunde kann über eine sichere Internetverbindung selbst Daten hochladen, bearbeiten und verwalten. Dafür wird ihm ein eigener Kundenbereich sowie Speicherplatz auf einem sicheren und gegen den Zugriff unbefugter Dritter geschützten Server zugewiesen.

§ 1 Vertragsgegenstand

Gegenstand des Vertrags ist die entgeltliche und zeitlich auf die Dauer des Vertrags begrenzte Gewährung der Nutzung der „CENTARIA“-Software (nachfolgend „Software“) im Unternehmen des Kunden über das Internet sowie die Bereitstellung von Speicherplatz auf einem von CENTARIA bereitgestellten Server. Zusätzlich werden ggfls. weitere Leistungen nach Maßgabe dieses Vertrages für den Kunden erbracht.

§ 2 Leistungen von CENTARIA; Software und Speicherplatz

(1) CENTARIA gewährt dem Kunden die Nutzung der jeweils aktuellen Version der Software für eigene betriebliche Zwecke über das Internet mittels Zugriff durch einen Browser.

(2) CENTARIA gewährleistet die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Software während der Dauer des Vertragsverhältnisses und wird diese in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Eine Leistungsbeschreibung der Software ist diesem Vertrag als Anlage 1 beigefügt.

(3) CENTARIA kann, ohne hierzu verpflichtet zu sein, die Software jederzeit aktualisieren oder weiterentwickeln und insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, technischer Entwicklungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit anpassen.

(4) CENTARIA wird die Software regelmäßig warten und den Kunden über etwaige hiermit verbundene Einschränkungen rechtzeitig informieren. Die Wartung wird regelmäßig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten des Kunden durchgeführt, es sei denn, aufgrund zwingender Gründe muss eine Wartung zu einer anderen Zeit vorgenommen werden.

(5) CENTARIA stellt dem Kunden zur Ablage von Daten und für Zwecke der Nutzung der Software ausreichend Speicherplatz auf seinen Servern zur Verfügung. CENTARIA wird für die Abrufbarkeit der Daten im Rahmen der Nutzung der Software sorgen. Die Nutzung der Leistungen setzt eine stabile Datenverbindung über das Internet voraus. Dafür hat der Kunde selbst Sorge zu leisten und geeignete Verträge mit Dritten, z.B. mit einem Mobilfunkanbieter, abzuschließen, für die ggfls. zusätzliche Kosten anfallen. Die Datenverbindung ist nicht Gegenstand der Leistungen durch CENTARIA.

(6) CENTARIA wird dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten Vorkehrungen gegen Datenverlust und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs Dritter vornehmen. Zu diesem Zweck nimmt CENTARIA mindestens tägliche Backups vor.

(7) Dem Kunden sind die zur Nutzung der Software erforderlichen Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwörter) zu übermitteln. Die Zugangsdaten dürfen vom Kunden nur für eigene Zwecke genutzt werden und sind sicher zu verwahren und geheim zu halten.

§ 3 Datentransfer durch CENTARIA und Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Als Zusatzleistung und gegen gesonderte Vergütung wird CENTARIA für den Kunden die Nutzung der Software an seine individuellen Bedürfnisse anpassen und für ihn einen Transfer von in der Anlage 2 aufgeführte Daten vornehmen (Datentransfer). Zu diesem Zweck stellt der Kunde CENTARIA die im Einzelnen in der Anlage 2 aufgeführten und für ihn bestimmten Daten zur Verfügung. Diese Daten werden von CENTARIA auf Vollständigkeit und Qualität überprüft und für den Kunden in die Plattform zur Nutzung integriert. Dieser Datentransfer bedarf einer gesonderten Vereinbarung und ist gemäß § 12 zu vergüten.

(2) Soweit gesondert vereinbart, werden die von CENTARIA überprüften Daten dem Kunden zu einem bestimmten, mit dem Kunden vereinbarten Zeitpunkt (Übergabezeitpunkt) auf der Plattform zur Verfügung gestellt (Datenübergabe). Der Kunde ist im Anschluss innerhalb eines mit ihm vereinbarten Zeitraums verpflichtet, die Datenübergabe auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit zu überprüfen und, soweit sich keine Beanstandungen ergeben, freizugeben. Bei Beanstandungen wird der Kunde CENTARIA binnen des mit ihm vereinbarten Zeitraums mitteilen, welche Daten nicht vollständig und / oder korrekt abgebildet sind. Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums keine Beanstandung, gilt die Datenübergabe als genehmigt. Im Falle von Beanstandungen ist CENTARIA zur Nachbesserung verpflichtet und die nachgebesserten Daten im Anschluss erneut vom Kunden nach Prüfung freizugeben.

(3) Dem Kunden ist bekannt, dass die ordnungsgemäße Erbringung dieser Zusatzleistung maßgeblich von seiner Mitwirkung abhängt. Der Kunde stellt CENTARIA daher auf Anforderung die bei ihm vorhandenen, für die Erbringung der Leistungen benötigten Unterlagen, Zugänge, Hardware und Daten unverzüglich zur Verfügung, und stellt die Mitarbeit seiner Mitarbeitenden sowie ggf. von Auftragnehmern im Rahmen dieses Vertrags durch geeignete Maßnahmen sicher.

(4) Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach und kann CENTARIA aus diesem Grunde seine Leistungen ganz oder teilweise nicht erbringen, trägt der Kunde die Kosten für den dadurch entstehenden Mehraufwand.

(5) Der Kunde ist nach Abschluss des Datentransfers selbst für die Pflege seiner Daten verantwortlich.

§ 4 Nutzungsumfang und -rechte

(1) Eine physische Überlassung der Software an den Kunden erfolgt nicht. CENTARIA ist alleiniger und ausschließlicher Inhaber sämtlicher Rechte an der bereitgestellten Software.

(2) Der Kunde erhält an der jeweils aktuellen Version der Software einfache, d. h. nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare, zeitlich auf die Dauer des Vertrags beschränkte Rechte, die Software mittels Zugriff über einen Browser nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen zu nutzen.

(3) Der Kunde darf die Software nur im Rahmen seiner eigenen geschäftlichen Tätigkeit durch eigenes Personal nutzen. Eine weitergehende Nutzung der Software, insbesondere eine Überlassung der Nutzung an Dritte ist dem Kunden nicht gestattet.

§ 5 Support

(1) CENTARIA richtet für Anfragen des Kunden zu Funktionen der Software einen Support-Service ein. Anfragen können über eine von CENTARIA angegebene Support-Hotline zu den dort angegebenen Zeiten oder per E-Mail gestellt werden. Die Anfragen werden grundsätzlich in zeitlicher Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet.

(2) Der Support-Service steht dem Kunden zu den üblichen Arbeitszeiten von Montag bis Freitag von 09-18 Uhr (unter Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz von CENTARIA) offen. In diesem Zeitfenster wird CENTARIA auch per E-Mail eingehende Anfragen des Kunden beantworten. Für jede Anfrage des Kunden vergibt CENTARIA eine Bearbeitungsnummer ("Ticket").

§ 6 Service Levels; Störungsbehebung

(1) CENTARIA gewährt eine Gesamtverfügbarkeit der Leistungen von 95 Prozent im Monat. Als Verfügbarkeit gilt die Möglichkeit des Kunden, sämtliche Hauptfunktionen der Software zu nutzen. Wartungszeiten sowie Zeiten der Störung unter Einhaltung der Behebungszeit gelten als Zeiten der Verfügbarkeit der Software. Zeiten unerheblicher Störungen bleiben bei der Berechnung der Verfügbarkeit außer Betracht.

(3) Der Kunde hat Störungen unverzüglich an CENTARIA zu melden. Eine Störungsmeldung und -behebung ist Montag bis Freitag (ausgenommen Feiertage am Sitz von CENTARIA) zwischen 9:00 Uhr und 18:00 Uhr gewährleistet (Servicezeiten).

(4) Schwerwiegende Störungen (die Nutzung der Software insgesamt oder eine Hauptfunktion der Software ist nicht möglich) wird CENTARIA auch außerhalb der Servicezeiten spätestens binnen 24 Stunden ab Eingang der Meldung der Störung – sofern die Meldung innerhalb der Servicezeiten erfolgt – beheben (Behebungszeit). Sofern absehbar ist, dass eine Behebung der Störung nicht innerhalb dieser Zeitspanne möglich ist, wird er dem Kunde hierüber unverzüglich informieren und die voraussichtliche Überschreitung der Zeitspanne mitteilen.

(5) Sonstige erhebliche Störungen (Haupt- oder Nebenfunktionen der Software sind gestört, können aber genutzt werden; oder andere nicht nur unerhebliche Störungen) werden spätestens binnen 24 Stunden innerhalb der Servicezeiten behoben (Behebungszeit).

(6) Die Beseitigung von unerheblichen Störungen liegt im Ermessen von CENTARIA.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hat die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren. Der Kunde wird dafür sorgen, dass eine Nutzung nur im vertraglich vereinbarten Umfang geschieht. Ein unberechtigter Zugriff ist dem CENTARIA unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, auf dem zur Verfügung gestellten Speicherplatz keine Daten abzulegen, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt.

(3) Der Kunde wird die Daten vor deren Ablage oder Nutzung in der Software auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten prüfen und hierfür dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen (zB Virenschutzprogramme) einsetzen.

(4) Der Kunde hat in eigener Verantwortung regelmäßig angemessene Datensicherungen vorzunehmen.

§ 8 Gewährleistung

(1) Hinsichtlich der Gewährung der Nutzung der Software sowie der Zurverfügungstellung von Speicherplatz gelten die Gewährleistungsvorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB).

(2) Der Kunde hat CENTARIA jegliche Mängel unverzüglich anzuzeigen.

(3) Die Gewährleistung für nur unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit der Leistung wird ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung gem. § 536a Abs. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen, ist ausgeschlossen.

§ 9 Haftung

(1) Die Parteien haften unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Unbeschadet der Fälle unbeschränkter Haftung gemäß § 9 (1) haften die Parteien einander bei leicht fahrlässiger Pflichtverletzung nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf, allerdings beschränkt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.

(4) Die Höhe der Haftung ist zudem begrenzt auf die Summe der vom Auftragnehmer abgeschlossenen Haftpflichtversicherung (mindestens 300.000,00 € für Personen, Sach- und Vermögensschäden).

(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Rahmen schriftlich von einer Partei übernommener Garantien.

(6) § 9 gilt auch zu Gunsten von Mitarbeitern, Vertretern und Organen der Parteien.

§ 10 Sondervorschriften für IT-Systembetrieb und Datenhosting

(1) CENTARIA betreibt die Software während der vereinbarten Vertragslaufzeit im Rechenzentrum eines spezialisierten Hosting-Dienstleisters nach eigenem freien Ermessen und übernimmt das Vorhalten, die Bereitstellung und Sicherung der Datenbankinhalte.

(2) CENTARIA haftet nicht für Schäden, insbesondere für den Verlust und/oder die Beschädigung von Daten, die durch unvorhersehbare IT-Sicherheitsrisiken wie Cyberangriffe (z.B. DDoS-Attacken, Hacking, Malware), Virenbefall, Phishing oder vergleichbare Angriffe von außen entstehen, sofern CENTARIA angemessene und dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen hat. Für Datenverluste oder -beschädigungen infolge solcher Angriffe haftet CENTARIA nur, wenn diese durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurden. CENTARIA übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch unsachgemäße Nutzung der Systeme, unsichere Passwörter oder unzureichende Sicherheitsmaßnahmen seitens des Kunden entstehen. CENTARIA ist nicht verantwortlich für Unterbrechungen oder Ausfälle, die durch höhere Gewalt, unvorhersehbare Naturereignisse (z.B. Feuer, Überschwemmungen, Stromausfälle etc.) oder unvermeidbare externe Störungen verursacht werden. Für den Verlust bzw. Beschädigung von Daten haftet CENTARIA nur, wenn der Kunde nachweist, dass er in seinen eigenen IT-Systemen angemessene Sicherungsmaßnahmen getroffen hat, insbesondere regelmäßige und ordnungsgemäße Datensicherungen durchgeführt wurden. Eine weitergehende Haftung von CENTARIA für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen, es sei denn, es liegt grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vor.

(3) Für die Beschaffenheit der erforderlichen Hard- und Softwareumgebung auf Seiten des Kunden sowie für die Datenverbindung zwischen Kunde und CENTARIA ist CENTARIA nicht verantwortlich.

§ 11 Rechtsmängel; Freistellung

(1) CENTARIA gewährleistet, dass die Software keine Rechte Dritter verletzt. CENTARIA wird dem Kunden von allen Ansprüchen Dritter wegen von ihm zu vertretender Schutzrechtsverletzungen im Zusammenhang mit der vertragsgemäßen Nutzung der Software auf erstes Anfordern hin freistellen sowie die Kosten einer angemessenen Rechtsverfolgung ersetzen. Der Kunde wird CENTARIA unverzüglich über Ansprüche von Dritten, die diese aufgrund der vertragsgemäßen Nutzung der Software gegen ihn geltend machen, informieren und ihm sämtliche erforderlichen Vollmachten erteilen und Befugnisse einräumen, um die Ansprüche zu verteidigen.

(2) Der Kunde sichert zu, dass die von ihm abgelegten Inhalte und Daten sowie dessen Nutzung und Bereitstellung durch CENTARIA, nicht gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstoßen. Der Kunde wird CENTARIA von Ansprüchen, die Dritte aufgrund eines Verstoßes gegen diese Ziffer geltend machen, auf erstes Anfordern freistellen.

§ 12 Vergütungs- und Zahlungsbedingungen

(1) Der Kunde hat, sofern zusätzlich vereinbart, für den In § 3 beschriebenen Datentransfer eine Vergütung in Höhe von 250,- € netto je Wohnungseinheit zu zahlen. Die Hälfte des fälligen Betrages ist bei Vertragsschluss, die andere Hälfte bei Übergabe und Freigabe der Daten gemäß § 3 zu zahlen.

(2) Die Vergütung für die Nutzung der Software bestimmt sich nach einzelnen Preismodellen, die der Kunde für seine Bedürfnisse wählen kann und die im Einzelnen in der Anlage 3 aufgeführt sowie auf der Webseite von CENTARIA unter www.centaria.net veröffentlicht sind. Die Anzahl der Nutzer pro Kunde hat auf die Vergütung keinen Einfluss.

(3) Die Vergütung ist zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer in der jeweils geltenden Höhe zu zahlen. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Werktagen zur Zahlung fällig.

§ 13 Vertragslaufzeit und Beendigung

(1) Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung der Parteien in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von 24 (in Worten: vierundzwanzig) Monate.

(2) Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten vor Ablauf der Mindestlaufzeit gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich dieser Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende gekündigt werden.

(3) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Kündigung bedarf der Textform.

(4) CENTARIA wird den Kunden auf eigene Kosten nach Beendigung des Vertrags angemessen bei der Rückübertragung oder Sicherung der Daten unterstützen.

(5) CENTARIA wird sämtliche auf seinen Servern verbleibenden Daten des Kunden 90 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses löschen. Ein Zurückbehaltungsrecht oder Pfandrechte an den Daten zugunsten von CENTARIA bestehen nicht.

§ 14 Datenschutz; Geheimhaltung

(1) Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

(2) Sofern und soweit CENTARIA im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden hat, werden die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und diesem Vertrag als Anlage 4 beifügen. In diesem Fall wird CENTARIA die entsprechenden personenbezogenen Daten allein nach den dort festgehaltenen Bestimmungen und nach den Weisungen des Kunden verarbeiten.

(3) CENTARIA verpflichtet sich, über alle vertraulichen Informationen (einschließlich Geschäftsgeheimnissen), die er im Zusammenhang mit diesem Vertrag und dessen Durchführung erfährt, Stilschweigen zu bewahren und diese nicht gegenüber Dritten offenzulegen, weiterzugeben oder auf sonstige Art zu verwenden. Vertrauliche Informationen sind dabei solche, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, unabhängig davon, ob sie in schriftlicher, elektronischer, verkörperter oder mündlicher Form mitgeteilt worden sind. Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt nicht, soweit CENTARIA gesetzlich oder aufgrund bestands- bzw. rechtskräftiger Behörden- oder Gerichtsentscheidung zur Offenlegung der vertraulichen Information verpflichtet ist. CENTARIA verpflichtet sich, mit allen Mitarbeitern und Subunternehmern eine den vorstehenden Absatz inhaltgleiche Regelung zu vereinbaren.

§ 15 Referenz

Der Kunde gestattet CENTARIA, das betreute Immobilienportfolio als Referenz in eigenen Werbemaßnahmen (insb. auf der Webseite von CENTARIA) zu führen.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Sollten einzelne Regelungen dieses Vertrags unwirksam oder nicht durchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt. Die Parteien werden solche Regelungen durch wirksame und durchführbare Regelungen ersetzen, die dem Sinn und wirtschaftlichen Zweck sowie dem Willen der Parteien bei Vertragsschluss möglichst gleichkommen. Entsprechendes gilt im Falle einer Vertragslücke.

(2) Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn CENTARIA ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder vorbehaltlos seine Leistungen erbringt.

(3) Mündliche oder schriftliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht. Änderungen dieses Vertrags und seiner Anlagen bedürfen der Schriftform.

(4) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf (UN-Kaufrecht).

(5) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München.

Anlagen

• Anlage 1: Funktions- und Leistungsbeschreibung
• Anlage 2: Daten des Kunden
• Anlage 3: Preismodelle
• Anlage 4: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Anlage 1: Funktions- und Leistungsbeschreibung

Das CENTARIA Leistungsspektrum – die „All-in one Solution“. Das volle Leistungsspektrum für alle Kunden!

1. Asset- und Portfoliomanagement

• Analyse großer Datenmengen zur Identifikation von Markttrends, Chancen und Risiken
• Automatisierte Erstellung und Optimierung von Exposés
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Transaktionen
• Automatisiertes Vertragsmanagement und Forderungsmanagement

2. Property- und Facility Management

• Predictive Maintenance: frühzeitige Erkennung von Wartungs- und Instandhaltungsbedarf
• Automatisierte Einsatzplanung und Ressourcenoptimierung

3. Kundeninteraktion & CRM

• Kundenservice Chatfunktion und virtuelle Assistenten
• Echtzeit-Chatfunktion auf Kundenanfragen
• Personalisierte Kommunikation und gezielte Kundenansprache
• Automatisiertes Beschwerde- und Feedbackmanagement

4. Datenanalyse & Entscheidungsunterstützung

• Verarbeitung und Abgleich großer Datenmengen in Echtzeit
• Mustererkennung und Trendanalyse für fundierte Investitionsentscheidungen
• Automatisierte Risiko- und Potenzialanalysen im Portfolio
• Generierung datenbasierter Handlungsempfehlungen

5. Effizienz & Automatisierung

• Automatisierte Bearbeitung repetitiver Verwaltungsprozesse
• Deutliche Zeitersparnis bei Vertrags- und Dokumentenprüfung
• Optimierung von Zahlungs- und Mahnprozessen
• Kostenreduktion durch Effizienzsteigerung und Prozessbeschleunigung

6. Datensicherheit & Compliance

• KI-basierte Data-Discovery zur automatischen Klassifizierung von Daten
• Erkennung von Anomalien und Sicherheitsrisiken in Echtzeit
• Unterstützung bei Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (DSGVO-konform)
• Berechtigungslogiken zur Vergabe von internen Zugriffsrechten, Bearbeitungs- u. Leseberechtigungen

7. Nachhaltigkeit & Energieeffizienz

• Analyse von Energiekennzahlen zur Reduktion des CO₂-Fußabdrucks
• Integration erneuerbarer Energiedaten in das Energiemanagement

8. Zukunftsorientierte Weiterentwicklung

• Kontinuierliches Lernen und Anpassen der Algorithmen an Marktveränderungen
• Unterstützung bei der digitalen Transformation von Immobilienunternehmen
• Skalierbare Integration in bestehende IT- und Managementsysteme

Anlage 2: Daten des Kunden

Der Datentransfer nach § 3 umfasst, sofern gesondert vereinbart, folgende Daten:

Stammdaten:
Bereich
Eigentümer	Name, Anschrift, Mailadresse, Telefonnummer
Verwalter	Name, Anschrift, Mailadresse, Telefonnummer
Immobilie	Adresse, Energieeffizienz (A-G), Anzahl Geschosse, Wohnungseinheiten (davon Sozialbau), Stellplätze, Aufzug, denkmalgeschützt, Baustil, Baujahr, letzte Sanierung, Heizungsart
Wohnungseinheit	ID (Wohnungsname), Geschoss, Ausrichtung, Größe (sqm), Ausstattung, Möblierung, Zimmergrößen, Stellplatz/Keller, Vermietungstyp, Beschreibung, Nettokaltmiete, Nebenkosten
Zimmer	Typ (Küche, Bad, Gästebad, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Abstellkammer, Sonstiges), Größe (sqm), Bodenheizung (j/n), Ausstattung, Standard
Mieterdaten
Bereich
Vermietung	Name, vorherige Anschrift, Mailadresse, Telefonnummer, Einzugsdatum, Befristung, Auszugsdatum, Mietzeitbindung
Vermietungsperiode	Periode Start, Periode Ende, mtl. Nettokaltmiete (€), mtl. NK-Vorauszahlung, mtl. Stellplatz, Zahlungsziel, Kaution

Finanzdaten
Bereich
Wohnungseinheit Finanzdaten	Kaufdatum, Kaufpreis, Kaufnebenkosten
Wohnungseinheit Finanzdaten laufend	Periode Start/Ende, Zinsrate, Darlehen zu Periodenstart, effektiver Jahreszins, Tilgung p.a., Abnutzungsrate
Marktdaten:
Bereich
Vergleichsdaten Miete	Erhebungszeitpunkt, Mietpreis vergleichbarer Wohnung
Vergleichsdaten Verkauf	Erhebungszeitpunkt, Verkaufspreis vergleichbarer Wohnung

Anlage 3: Preismodelle

Es stehen folgende Preismodelle zur Verfügung:

Essential

Advanced

Elite

Professional

Enterprise I

Enterprise II

Anlage 4: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) - Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Zwischen der CENTARIA GmbH, Auf der Eierwiese 3a, 82031 Grünwald (nachfolgend „Auftragnehmer“) und Ihnen als Kunde („Auftraggeber“).

Präambel

Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und -nehmer (im Folgenden “Parteien” genannt) im Rahmen der sich aus dem Hauptvertrag ergebenden Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag. Der Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten.

§ 1 Anwendungsbereich

Die Vereinbarung findet Anwendung auf die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Analyse und Löschung (im Folgenden „Verarbeitung“) aller personenbezogener Daten (im Folgenden „Daten“), die Gegenstand des Hauptvertrags sind oder im Rahmen von deren Durchführung anfallen oder dem Auftragnehmer bekannt werden.

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

1. Gegenstand und Dauer der Auftragsverarbeitung sowie Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten bestimmen sich nach den Angaben im Hauptvertrag.
2. Der Auftragnehmer verarbeitet dabei personenbezogene Daten des Auftraggebers nach dessen Weisung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DSGVO.
3. Folgende Datenkategorien sind Gegenstand der Verarbeitung durch den Auftragnehmer:
   • Mieter und Mietinteressenten
   • Geschäftspartner
   • Mitarbeiter
4. Folgende Datenarten sind Gegenstand der Verarbeitung durch den Auftragnehmer:
   • Name, Vorname, Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Mobiltelefon), Anschrift, Geburtsdatum, Zahlungsinformationen, Vertragsdaten (z. B. Versicherung, Mietvertrag, Rechnungen), sonstige sich aus dem Schriftverkehr ergebende Daten.

§ 3 Vertragsdauer

• Dieser Vertrag beginnt mit Abschluss des Hauptvertrages.
• Die Dauer des Vertrages entspricht der Dauer des Hauptvertrags.

§ 4 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis

1. Der Auftragnehmer verarbeitet die personenbezogenen Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Hauptvertrag konkretisiert sind. Sofern der Auftragnehmer die Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung im Sinne des Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO verarbeitet, teilt der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, soweit dies nicht rechtlich ausgeschlossen ist.
2. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
3. Die Weisungen werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. CENTARIA kann für die Durchführung von Einzelfallweisungen eine angemessene Vergütung verlangen. Der Kunde ist für etwaige Konsequenzen seiner Weisungen (z. B. Inkonsistenz von Datenbeständen) selbst verantwortlich. Weisungen sind durch den Kunden schriftlich zu erteilen. Ist der Auftragnehmer der Auffassung, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren und die Durchführung der Weisung so lange auszusetzen, bis der Auftraggeber diese bestätigt oder ändert. Wird die Weisung von dem Auftraggeber bestätigt, hat der Auftragnehmer diese zu befolgen.
4. Die Löschung oder Rückgabe der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten des Kunden erfolgt mit Beendigung des Hauptvertrags, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Hierzu vereinbaren die Parteien, dass der Auftraggeber die personenbezogenen Daten über sein persönliches Profil herunterladen kann. Der Auftragnehmer wird die personenbezogenen Daten im Übrigen drei Monate nach Ablauf des Hauptvertrages löschen. Der Auftragnehmer wird die personenbezogenen Daten in den drei Monaten nach Ablauf des Hauptvertrages ausschließlich aufbewahren, um dem Auftraggeber eine Reaktivierung des Zugriffs auf seine personenbezogenen Daten zu ermöglichen.

§ 5 Informations- und Unterstützungspflichten

1. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber umgehend bei schwerwiegenden Störungen seines Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Verstöße gegen diese Vereinbarung sowie gesetzliche Datenschutzbestimmungen, bei Verstößen gegen solche Bestimmungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Verantwortlichen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie auf korrespondierende Pflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auftragnehmer sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen. Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Verantwortlichen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Weisung durchführen.
2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffener Personen gem. Kapitel III der DSGVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten. Der Auftragnehmer kann für diese Unterstützung eine angemessene Vergütung verlangen.
3. Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist.
4. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer kann für diese Unterstützung eine angemessene Vergütung verlangen.

§ 6 Datensicherheit

1. Der Auftragnehmer trifft die gemäß Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten. Die jeweils aktuellen technischen-organisatorischen Maßnahmen befinden sich im Anhang „Anlage 1: technisch-organisatorische Maßnahmen“ dieses Vertrages. Der Anhang ist Gegenstand dieser Vereinbarung.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die Daten des Auftraggebers zu gewährleisten. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in dem Anhang „Technisch-organisatorische Maßnahmen“ festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen.

§ 7 Nachweismöglichkeiten

1. Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten gemäß Art. 28 DSGVO mit geeigneten Mitteln nach. Dies erfolgt zum Beispiel durch Vorlage geeigneter Dokumentation.
2. Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit von 4 Wochen durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Für die Unterstützung der Durchführung einer Inspektion kann der Auftragnehmer für die Mitwirkung bei einer solcher Inspektion eine angemessene Vergütung verlangen.

§ 8 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

1. Der Auftraggeber stimmt zu, dass der Auftragnehmer Subunternehmer hinzuzieht. Eine List der Subunternehmer befinden sich im Anhang „Anlage 2: Liste der Subunternehmer“ dieses Vertrages.
   Vor Hinzuziehung oder Ersetzung der Subunternehmer informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber mit einer Frist von sechs Wochen per E-Mail. Der Auftraggeber kann der Änderung – innerhalb einer angemessenen Frist – aus wichtigem Grund – gegenüber der vom Auftraggeber bezeichneten Stelle widersprechen. Sollte der Auftraggeber begründete Einwände gegen den Einsatz eines neuen Subunternehmers haben, ist er berechtigt, gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens zwei Wochen vor Inkrafttreten der Änderungen Einspruch gegen den Einsatz des Subunternehmers zu erheben. In diesem Fall gilt der Hauptvertrag als gekündigt. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben.
2. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

§ 9 Schlussbestimmungen

1. Sollten einzelne Teile dieser Vertragsregelung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vertragsregelung im Übrigen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung soll eine Bestimmung vereinbart werden, die dem von den Partnern hiermit verfolgten wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.
2. Änderung und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
3. Diese Vertragsregelung unterliegt ausschließlich dem formellen und materiellen Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Anlage 1: Technisch-organisatorische Maßnahmen

Im Folgenden möchten wir (CENTARIA GmbH, Auf der Eierwiese 3a, 82031 Grünwald) Auskunft über unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen geben.
Bitte beachten Sie, dass mit allen Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wurden und die Dienstleiter im Hinblick auf die technisch und organisatorisch ergriffenen Maßnahmen durch uns geprüft und ausgewählt wurden.
Unsere Anwendungssysteme laufen ausschließlich auf den Datenverarbeitungsanlagen der Hetzner GmbH. Gerne stellen wir Ihnen die technischen und organisatorischen Maßnahmen unseres Dienstleisters ebenso zur Verfügung.
Zur Sicherstellung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der verarbeiteten Daten gemäß Art. 32 DSGVO setzen wir insbesondere die folgenden Maßnahmen um:

Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

• Jedwede Außentüren sind mit einem manuellen und technischen Schließsystem versehen und grundsätzlich verschlossen
• Besucher dürfen sich nur in Begleitung eines Mitarbeiters in den Räumlichkeiten bewegen
• Personal von Dritten (z. B. Reinigungsdiensten) wird sorgfältig ausgewählt

Zugangskontrolle

• Zugangsschutz zu allen Datenverarbeitungssystemen durch Benutzer-Authentifikation sowie komplexen Passwörtern
• Vergabe von Zugangsrechten erfolgt nach einem definierten Freigabeprozess
• Account-Sperrung bei Fehlversuchen
• Einsatz von Firewallsystemen, Virenscanner und Intrusion Detection Systemen
• Maßnahmen am Arbeitsplatz des Anwenders:
  • Bei mehr als 5 Minuten Inaktivität der Arbeitsstation bzw. des Terminals muss das System kennwortgeschützt werden
  • Arbeitsstationen und Terminals werden vom Mitarbeiter bei vorübergehendem Verlassen des Arbeitsplatzes gegen unbefugte Nutzung geschützt

Zugriffskontrolle

• Zugriffsberechtigungen auf Produktivsysteme sind auf eine minimale Anzahl an Administratoren beschränkt
• Der Umfang der Berechtigungen ist auf das zur jeweiligen Aufgaben- bzw. Funktionserfüllung notwendige Minimum beschränkt (Need-to-Know-Prinzip)
• Zugriffe werden protokolliert
• Nutzung von Passwörtern nur nach definierten Passwortregeln

Trennungskontrolle

• Strikte Trennung von Produktiv- und Testsystemen
• Definierte Freigabeverfahren für Deployments

Integrität

Weitergabekontrolle

• Nutzung von Signaturverfahren
• Verschlüsselungsverfahren und Passwortvergabe erfolgt nach dem Stand der Technik
• Bereitstellung erfolgt nur über verschlüsselte Verbindungen
• Verschlüsselte Datenübertragungen zwischen Clients und Servern
• Geschützte Verbindung zu den Backendsystemen
• Sicherheitsgateways an den Netzübergabepunkten
• Es existieren Personal-/Desktop-Firewalls

Eingabekontrolle

• Technische Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)

Verfügbarkeit

• Mehrfach Durchführung von täglichen Backups aller Kundendaten
• Verfahren zur schnellen Wiederherstellung von Datenbeständen
• Mehrfach-redundante Auslegung von Serversystemen und Datenbanken

Auftragskontrolle

• Vorherige Prüfung der vom Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und deren Dokumentation
• Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (gerade in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit)
• Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU-Standardvertragsklauseln

Anlage 2: Liste der Subunternehmer

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Subunternehmer zu, unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2–4 DSGVO.